E-Mail:

E-mail üzenetek importálása:

A rendszer egy - a felállításkor meghatározott - e- mail címről 5 percenként letölti az új üzeneteket.  A feldolgozott üzenetből "esetet" generál, mintha a bejelentés a normális - webfelületen keresztüli - úton történt volna. A feldolgozás során

- a bejelentő: amennyiben a feladó e-mail címe szerepel a regisztrált felhasználók között, a "bejelentő" a regisztrált felhasználó lesz.

- az eset tárgya : alapvetően az e-mail Tágy (Subject) mezőjével egyezik, azzal a kiegészítéssel, hogy amennyiben a levél küldője nem regisztrált felhasználó, a tárgy mező kiegészül a küldő e-mail címével.

- az eset leírása: ha az e-mail tisztán szöveges tartalommal rendelkezik, az eset leírás a levél tartalmával fog megegyezni; ellenkező esetben a levél teljes tartalmát eml formátumban elmenti a rendszer, s csatolja az esethez, s az eset leírás a "l. csatolmány" szöveget fogja tartalmazni.

Érdekesebb a helyzet, ha a beérkezett levél egy -  a rendszer által kiküldött - levélre érkezett válasz;

A rendszer az általa kiküldött e-mailek tárgy mezejébe rögzíti az adott eset azonosítóját "[CID:esetazonosító] formátumban. Amennyiben a címzett erre a levélre válaszol (s nem törli ki a Tárgy mezőben az azonosítót), a rendszer felismeri, feldolgozza az adott esetazonosítót, s nem új ügyet generál, hanem a szóban forgó esethez - mint új esemény - csatolja a beérkezett levelet.

Címjegyzék:

Feltölthető/módosítható egy adott település "utcajegyzéke", vagy egyéb címjegyzék ( pl. egy társasházhezelő cégnél a kezelt társasházak címjegyzéke), mely alapján egy eset helyszíne meghatározható.
Az eset felvételekor az adott helyszínt az alábbiak segítségével lehet kiválasztani:

 - legördülő jegyzék a rendszer címjegyzékével; kezdőbetű leütésével az adott betűvel kezdődő címekre ugrik.

Ezen felül lehetőség van GPS koordináta vagy Google Map alapján is kiválasztani az adott helyszínt......

... begépelés alapján ...

... mobil eszköz használata esetén a GPS koordináta alapján; címet - értelemszerűen - csak a rendszer által kezelt területen ad vissza, de a koordinátákat mindenképpen rögzíti ! ....

... Google térkép alapján, az adott helyszínre kattintva/tappintva

Alternatív mező:

Amennyiben a címjegyzék lehetőségével nem kívánunk élni, lehetőség van egy "alternatív" mező meghatározására. Ez lehet esetrészletezés, kategória, vagy bármilyen tartalmú, adatbázisban rögzített, s a felhasználó számára egy plusz legördülő menüt eredményező adattartalom.

Pozícionálás:

Mobil eszközön a GPS koordináták alapján, illetve bármely eszközön a Google Map segítségével meg lehet határozni az eset helyszínét. Lásd "Címjegyzék"-nél.

Ügyfél-ügyintéző vs. Ügyintéző-Ügyintéző kapcsolat:

- Ügyfél-ügyintéző rendszer esetén "külső" ügyfelekkel számolunk, akik manuális vagy web regisztráció után indíthatnak eseteket, mely eseteket a "céges" adminisztrátorok dolgozzák fel.

- Ügyintéző-Ügyintéző rendszert tipikusan egy szervezet belső folyamatait hivatott követni ( pl. projekt követés ).

Manuális vagy web regisztráció:

Meghatározza, hogy az ügyfelek, partnerek a rendszerbe manuális úton ( az adminisztrátor által ), vagy automatikusan, webes regisztrációt követően kerüljenek be. A web felületen történő regisztráció esetén megerősítés szükséges;  a regisztrációkor megadott e-mail címre a rendszer üzenetet küld, ami egy aktiváló linket tartalmaz. A regisztrált felhasználó e linkre kattintva aktiválhatja regisztrációját.

A manuális regisztráció lehetősége rendelkezésre áll webes regisztráció választása esetén is!

Ügykategóriák:

Ügyfél-ügyintéző rendszer esetén lehetőségünk van különböző ügykategóriák felállítására az ügyfél illetve az ügyintézők számára, biztosítva, hogy az ügyfél ne vesszen el a sok kategória közt. Az ügyintéző a beérkezett ügyet - annak tartalma alapján - egyszerűen konvertálhatja "belső" ügyre.

Kétlépcsős ügykategóriák:

Ahol várhatóan nagy az ügytípusok száma, javasolt kétlépcsős ügykategóriát kialakítani, u.n. "Főkategória" illetve azon belül "Alkategória" meghatározásával.